Mindre mänskliga möten

En av de stora förmånerna med att ha blivit pensionär är att slippa arbetslivets mest meningslösa sammanträden. Det blev gott om sådana på det närbelägna universitet där jag tillbringade mina sista yrkesverksamma år - och fick hålla ut med den tröstande tanken "Jag har betalt för att sitta här...".

Fysiska möten med närvarande människor är högt lovprisade idag, och då som en reaktion mot det elektroniska kommunicerandet om allt och (mestadels) ingenting. Visst är det också befriande att ibland få se sina kamrater i ansiktet och få hjälp av gester och mimik med att förstå vad de menar och vilket humör de är på. Sådant kan inte ett epostmeddelande förmedla fullt ut, inte ens med hjälp av ett överflöd av animerade blink- och skrattfigurer i texten.

Men många av det verkliga livets sammanträden urartar snabbt till ett nervpåfrestande slöseri med tid. Varje svamlig timme bör ju multipliceras med antalet deltagare, kanske också deras lönenivåer, för att problemet ska bli tydligt.

Mest ansvar för att möten blir ineffektiva ligger obönhörligen hos den som kallar till dem och sitter/sätter sig som ordförande. Här gäller det att förbereda mötet ordentligt, och att ha ett tydligt fokus på en idé om vad sittningen bör leda till. Ytterst gäller det att inte ge långpratarna och floskelsprutorna en chans att komma igång.

Döden i grytan för alla sammanträden är att börja med rapporter. Att få syn på den till synes oskyldiga punkten "Vad har hänt sedan sist?" högt upp på dagordningen är skäl nog för den rutinerade att utebli. Den betyder att alla som älskar sin egen röst kommer att fylla rummet med omständliga och detaljerade redogörelser för precis allt som fallit dem in sedan förra sammanträdet. Dessutom kommer de deltagare som ännu har energi och diskussionslystnad att ideligen avbryta framställningarna för långrandiga kommentarer eller irrelevanta frågor.

Följden blir att när mötet efter några timmar når fram till mer centrala diskussioner och beslut har de flesta tappat intresset eller rentav hunnit avvika, kanske till ett annat lika meningslöst möte. Mot detta ohejdade ordflöde finns bara två botemedel: Antingen att lägga rapporterna nederst på dagordningen eller - förmodligen bättre - att begära in dem på papper eller i eposten så att de intresserade kan ta del av dem på det sättet.

Hålls mötet bara för att det ska hållas är det läge att ställa in. Samma gäller förstås om beslutet i frågan redan är fattat, en inte helt ovanlig situation.

Finns det verkligen anledning att mötas är en genomtänkt struktur själva grunden och sedan gäller det att ordföranden verkligen leder mötet i någon riktning. Det behöver inte betyda att lägga locket på för synpunkter, men att se till att det som sägs faktiskt har anknytning till det som skulle dryftas. Viktigt för en bra ordförande är också att kunna föra församlingen fram till ett beslut eller att åtminstone kunna avrunda genom att sammanfatta diskussionen på ett vettigt sätt.

Även om ett stort ansvar ligger på ordföranden måste också deltagarna medverka till att göra sitt möte meningsfullt. Ett enkelt sätt är att komma i tid. Med fasa minns jag en chefsperson som konsekvent brukade anlända ungefär en halvtimme in i varje sammanträde - vanligen direkt från ett annat - och då kräva att det nya mötet skulle tas om från början så att den här personen inte gick miste om något som hade sagts.

Bärbara datorer - oavsett hur små de kan vara - bör portförbjudas i möteslokalen. Det är maskiner som med stor datorkraft kan förlänga vilket sammanträde som helst. Det sker antingen genom att deltagarna sjunker så djupt in i sitt epostbesvarande, surfande eller ordinarie arbete att de ideligen måste uppdateras om vad de har missat - eller genom någon råkar ha med sig en presentation som ovillkorligen måste visas på väggen. Bara att få tekniken att fungera brukar i det läget ta ungefär lika lång tid som att sedan klicka igenom alla de svårtolkade bilder som möjligen kan förtydliga något helt annat än det som mötet skulle handla om. 

Och därmed förklarar jag inlägget för avslutat.